15 DIGITALNA SITUACIJA KOT ZAPIS IZVEDBE

Situacija ni samo zahtevek za plačilo. Je časovni zapis realizacije pogodbenega obsega.

Če digitalni popis v povezavi s pogodbeno dokumentacijo predstavlja strukturirani zapis dogovorjenega izvedbenega in obračunskega obsega, digitalna situacija predstavlja strukturirani časovni zapis njegove realizacije.

Prav njuna neposredna povezava omogoča zanesljivo spremljanje količin, stroškov, napredovanja, sprememb in pričakovane končne vrednosti projekta.

Osrednja teza

Situacija se pogosto razume predvsem kot mesečni obračunski dokument, na podlagi katerega izvajalec izstavi račun in prejme plačilo.

To je preozko razumevanje.

Kakovostna digitalna situacija povezuje:

• pogodbeni popis,
• izvedene in potrjene količine,
• pogodbene cene,
• potrjene in obračunljive spremembe,
• dokazila o izvedbi,
• obdobje izvedbe,
• terminski plan,
• napredovanje,
• valorizacijo,
• odbitke in zadržana sredstva,
• račun in plačilo.

Zato je digitalna situacija eden najpomembnejših virov podatkov digitalnega dvojčka projekta.

Pogodbeni popis strukturira dogovorjeni izvedbeni in obračunski obseg. Digitalna situacija skozi čas zapisuje njegovo realizacijo.

1. Situacija ni samo račun

Situacija

Evidentira in vrednoti:

• izvedena dela,
• izmerjene in potrjene količine,
• dosežene mejnike, kadar jih predvideva pogodba,
• pogodbene cene,
• potrjene in obračunljive spremembe,
• obračunsko obdobje.

Račun

Je računovodski in davčni dokument, ki se izda na podlagi potrjene situacije oziroma druge pogodbene podlage.

Plačilo

Je finančni dogodek, pri katerem naročnik poravna priznano obveznost.

Ta razlika je pomembna, ker se lahko:

• delo izvede v enem mesecu,
• količina izmeri in potrdi v naslednjem,
• v situacijo vključi pozneje,
• račun izda po potrditvi situacije,
• plačilo pa sledi šele po pogodbenem roku.

Če vse te dogodke obravnavamo kot eno samo vrednost, ne moremo pravilno spremljati:

• dejanske izvedbe,
• izmerjenih in potrjenih količin,
• pogodbeno priznane realizacije,
• izdanih računov,
• denarnega toka,
• zapadlih in plačanih obveznosti.

2. Ena izvedba – več statusov

Digitalna situacija ne sme poznati samo končnega zneska. Poznati mora tudi proces njegovega nastanka.

Tipična količina lahko prehaja skozi več stanj:

1. Delo je fizično izvedeno.
2. Izvajalec izvede meritve, pripravi dokazila in količino vpiše v knjigo obračunskih izmer.
3. Nadzor izmere in dokazila pregleda ter potrdi upravičeno količino.
4. Potrjena izmera postane podlaga za pripravo situacije.
5. V situaciji se količina ovrednoti s pogodbeno ceno ter poveže s spremembami in drugimi obračunskimi pravili.
6. Situacijo pregleda in potrdi pristojna oseba v skladu s pogodbo.
7. Na podlagi potrjene situacije se izda račun.
8. Naročnik obveznost plača.

Natančen postopek in pooblastila posameznih udeležencev določa pogodba.

Knjiga obračunskih izmer in povezana dokazila so strokovna podlaga za potrjevanje količin. Digitalna situacija potrjene količine prevzame, vrednoti in vključi v pogodbeni obračun.

Oba procesa sta lahko informacijsko povezana, nista pa nujno izvedena v istem sistemu. Pri določenih delih so podlaga za količine obsežne zunanje meritve in dokazila, na primer:

• geodetske meritve,
• izračuni površin in prostornin,
• merilni zapisniki,
• tehtalni listi,
• dobavnice,
• laboratorijski in drugi strokovni zapisi.

V takem primeru digitalna situacija meritve ne nadomesti. Z njo mora biti povezana tako, da so razvidni izvor količine, dokazilo, rezultat pregleda in status potrditve.

Potrditev izmere potrjuje količino. Potrditev situacije pa potrjuje njeno pogodbeno in finančno vključitev v obračun.

Zato na projektu ne obstaja samo ena »realizacija«.

Vse vrednosti so lahko pravilne, vendar odgovarjajo na različna vprašanja.

Digitalizacija ne pomeni, da različne vrednosti odpravimo. Pomeni, da jasno vemo, kaj posamezna vrednost predstavlja.

3. Digitalna situacija je nadaljevanje digitalnega popisa

Pri klasičnem načinu dela se pogodbeni popis pogosto ob začetku obračuna ponovno prepiše v novo preglednico.

S tem se lahko izgubijo:

• izvorne oznake postavk,
• hierarhija popisa,
• povezave s pogodbo,
• povezave s spremembami,
• povezave s terminskim planom,
• revizijska sled.

Digitalna situacija pa mora neposredno nadaljevati strukturo pogodbenega popisa.

Za vsako postavko mora biti mogoče spremljati najmanj:

• pogodbeno količino,
• pogodbeno ceno,
• predhodno potrjeno količino,
• količino tekočega obdobja,
• skupno potrjeno količino,
• preostalo količino,
• pogodbeno vrednost,
• obračunano vrednost,
• povezane spremembe,
• status preverjanja,
• dokazila.

Osnovna logika je:

1. pogodbeni popis;
2. fizična izvedba;
3. izmera in dokazila;
4. knjiga obračunskih izmer;
5. pregled in potrditev izmer;
6. priprava situacije;
7. potrditev situacije;
8. račun;
9. plačilo.

Vsak korak mora biti sledljiv.

4. Ključni periodični zapis priznane izvedbe

Potrjena začasna situacija je praviloma ključni periodični zapis pogodbeno priznane izvedbe na določen presečni datum. Lahko pa je predmet poznejših popravkov in končnega obračuna.

Zakaj »priznane«?

Ker je lahko na gradbišču izvedeno tudi delo, ki:

• še ni izmerjeno,
• še ni dokumentirano,
• še ni potrjeno,
• je predmet neskladja,
• je povezano z odprto spremembo,
• še nima dogovorjene cene,
• je predmet zahtevka.

Potrjena situacija zato ni popolna slika vsega fizično izvedenega. Je pa eden najpomembnejših potrjenih virov za pogodbeno in finančno spremljanje.

Za operativno spremljanje potrebujemo tudi zgodnejše podatke o izvedbi. Za uradno finančno spremljanje pa potrjena situacija predstavlja ključno kontrolno točko.

5. Od situacije do spremljanja projekta

Ko so količine in vrednosti vodene strukturirano, digitalna situacija postane podlaga za veliko več kot samo mesečni obračun.

Omogoča:

• spremljanje pogodbenih količin,
• spremljanje realizirane vrednosti,
• primerjavo načrtovanega in izvedenega,
• S-krivulje,
• podporo EVM-analizi,
• spremljanje finančnega napredovanja,
• analizo količinskih odstopanj,
• pregled sprememb,
• napoved končne vrednosti,
• zaključni obračun.

Povezava s terminskim planom je še posebej pomembna. Pri njej se povezujejo:

• postavke popisa,
• izvedene in potrjene količine,
• terminske aktivnosti,
• poročano napredovanje.

Povezava med postavkami in terminskimi aktivnostmi ni nujno ena proti ena. Ena postavka se lahko izvaja skozi več aktivnosti, ena aktivnost pa lahko vključuje več postavk.

Obračunana vrednost sama po sebi še ni merilo fizičnega napredovanja. Povezava s terminskim planom in EVM zahteva dogovorjena pravila merjenja, uteži ter jasno preslikavo med postavkami in aktivnostmi.

Če je aktivnost v planu prikazana kot 80-odstotno dokončana, situacija pa kaže bistveno drugačno količinsko ali finančno realizacijo, to še ne dokazuje napake. Odpira pa pomembno vprašanje o uporabljeni metodologiji, povezavah in dejanskem stanju izvedbe.

Digitalna situacija tako omogoča kontrolo skladnosti med:

• fizično izvedbo,
• terminskim poročanjem,
• pogodbenim obračunom.

6. Napoved končne vrednosti potrebuje več kot potrjeno situacijo

Potrjene situacije povedo, kaj je bilo do danes pogodbeno priznano.

Ne povedo pa same po sebi celotne pričakovane končne vrednosti.

Za napoved potrebujemo tudi:

• potrjeno realizacijo do presečnega datuma,
• pričakovano vrednost preostalega veljavnega pogodbenega obsega,
• potrjene spremembe, ki še niso vključene v navedeni pogodbeni obseg,
• pričakovani vpliv odprtih sprememb in zahtevkov,
• pričakovano valorizacijo,
• ocenjeni vpliv preostalih negotovosti,
• pričakovane odbitke in druge prilagoditve.

Vsak element mora biti v napoved vključen samo enkrat in z jasno določenim statusom. Posebej je treba preprečiti dvojno štetje sprememb, ki so že vključene v veljavni pogodbeni obseg ali potrjeno realizacijo.

Sama vsota dosedanjih situacij zato ni napoved končnega rezultata. Je pa njena najtrdnejša izhodiščna osnova.

7. Od vrednosti izvedenih del do zneska za plačilo

Na prvi pogled je obračun preprost:

količina × cena = vrednost.

V realnih projektih je treba ločiti več povezanih slojev:

Vrednost potrjenih del in sprememb

• potrjene količine,
• pogodbene cene,
• potrjene in obračunljive spremembe.

Pogodbene prilagoditve

• pogodbeni popusti,
• valorizacija,
• različni indeksi in obdobja,
• zaokroževanje.

Poračuni in odbitki

• zadržana sredstva,
• vračilo zadržanih sredstev,
• predplačila in njihovo poračunavanje,
• odbitki,
• pogodbene kazni.

Računovodska in finančna obravnava

• različne davčne obravnave, vključno z obrnjeno davčno obveznostjo,
• fakturirani znesek,
• zapadli znesek,
• plačani znesek.

Pri ročnih preglednicah se za te posebnosti pogosto uporabljajo:

• dodatni stolpci,
• ročne formule,
• skriti listi,
• posebni »faktorji«,
• popravki, ki jih razume samo avtor datoteke.

Vsak naročnik, Inženir ali izvajalec lahko razvije svoj način obračuna. Posamezna datoteka lahko deluje, celotna panoga pa izgublja veliko časa s ponovnim preverjanjem enakih pravil.

Digitalna situacija mora vsak znesek izračunati pregledno, ponovljivo in preverljivo do izvorne količine, cene ter obračunskega pravila.

8. Digitalna valorizacija

Valorizacija je dober primer procesa, ki ga ne bi smeli vsak mesec ponovno računati v ločenih preglednicah.

Digitalni sistem mora poznati:

• osnovni datum,
• osnovni indeks,
• indeks obračunskega obdobja,
• delež vrednosti, ki se valorizira,
• pravila pogodbe,
• omejitve,
• uporabljeno metodologijo,
• povezane postavke,
• predhodno obračunane zneske.

Tako je mogoče za vsak valorizirani znesek pokazati:

• iz katere osnovne vrednosti izhaja,
• kateri indeks je uporabljen,
• za katero obdobje,
• po kateri formuli,
• v kateri situaciji je bil obračunan.

Vsak znesek mora biti preverljiv do zadnjega centa.

9. Celotna pogodbena vertikala

Enak obseg del se obračunava skozi več pogodbenih ravni:

• naročnik ↔ glavni izvajalec,
• partnerji skupnega nastopa,
• glavni izvajalec ↔ podizvajalec,
• podizvajalec ↔ nižji podizvajalec,
• izvajalec ↔ dobavitelj,
• interna obračunska in stroškovna mesta.

Vsaka pogodba ima lahko:

• svoje cene,
• svoje popuste,
• svoje zadržane zneske,
• svoj način merjenja,
• svoj obračunski rok,
• svoje davčne posebnosti.

Ni pa smiselno, da se ista izvedba na vsaki ravni ponovno ročno evidentira brez povezave z izvornim dogodkom.

Digitalna situacija mora omogočiti eno identiteto izvedenega dela in več pogodbenih oziroma poslovnih pogledov nanj.

Na primer:

• naročnik potrdi 100 m³ izvedenega betona;
• glavni izvajalec obračuna naročniku po pogodbeni ceni;
• podizvajalcu se povezani obseg obračuna po njegovi pogodbi in ceni;
• interna kalkulacija ga primerja z dejanskimi stroški;
• ERP evidentira račun in plačilo.

Skupna je lahko identiteta fizičnega dogodka oziroma izvedenega dela. Priznane količine in vrednosti na posameznih pogodbenih ravneh pa se lahko razlikujejo zaradi različnih obsegov, pravil merjenja in pogodbenih pogojev.

To je zelo pomembna podlaga za interoperabilnost celotne izvedbene vertikale.

10. Različni pogodbeni modeli

Digitalna situacija ni omejena samo na pogodbe z obračunom po dejansko izvedenih količinah.

Pogodbe po enotnih cenah

Osnova so:

• izmerjene in potrjene količine,
• pogodbene enotne cene,
• potrjene spremembe.

Pavšalne pogodbe

Realizacija se lahko spremlja po:

• sklopih,
• odstotku dokončanosti,
• pogodbenih mejnikih,
• delnih predajah.

Odstotek dokončanosti ne sme biti samo subjektivna ocena. Temeljiti mora na vnaprej določeni strukturi, utežeh, pravilih merjenja in dokazilih.

Pogodbe po mejnikih

Plačilo je povezano z:

• doseženim rezultatom,
• potrjenim mejnikom,
• izpolnjenimi pogoji.

V vseh primerih mora digitalna situacija jasno povezati:

• pogodbeni obseg,
• metodo merjenja napredovanja,
• dokazilo o izvedbi,
• status potrditve,
• priznano vrednost.

11. Situacija kot projektni spomin

Po zaključku projekta digitalne situacije omogočajo analizo:

• dejanskih količin,
• dinamike izvedbe,
• količinskih odstopanj,
• sprememb vrednosti,
• valorizacije,
• strukture izvedenih del,
• sezonske dinamike,
• uspešnosti pogodbenih in obračunskih postopkov.

V povezavi s kalkulacijami in dejanskimi stroški lahko izvajalec pripravi pokalkulacijo.

V povezavi s terminskim planom lahko projekt analizira produktivnost in realno napredovanje.

V povezavi s prihodnjimi projekti pa podatki postanejo:

• referenčne cene,
• primerljive količine,
• izhodišče investicijskih ocen,
• podlaga za analize z AI.

Digitalna situacija je zato eden ključnih gradnikov širšega cilja Jesenske šole: povezati Cost Engineering, Project Controls in digitalni dvojček projekta v enoten sistem informacij in odločanja.

MYTHBUSTERS

Ključne ugotovitve članka

1. Digitalna situacija ni samo obračunski dokument, ampak časovni zapis realizacije pogodbenega obsega.
2. Jasno mora ločevati fizično izvedbo, izmerjene in potrjene količine, potrjeno situacijo, račun in plačilo.
3. Knjiga obračunskih izmer in dokazila so strokovna podlaga za potrjevanje količin, situacija pa potrjene količine vrednoti in vključuje v pogodbeni obračun.
4. Digitalna situacija mora neposredno nadaljevati strukturo digitalnega pogodbenega popisa.
5. Potrjena začasna situacija je ključni periodični zapis priznane izvedbe, ni pa nujno dokončna slika projekta.
6. Finančna realizacija ni nujno enaka fizičnemu ali terminskemu napredovanju.
7. Napoved končne vrednosti mora poleg potrjenih situacij upoštevati preostali obseg, spremembe, zahtevke, valorizacijo, negotovosti in druge pričakovane prilagoditve.
8. Digitalna situacija mora zagotavljati pregledne, ponovljive in do izvora preverljive obračune.
9. Podatki o izvedbi morajo po zaključku projekta postati del projektnega in organizacijskega spomina.

Zaključna misel

Digitalni popis strukturira, kaj je bilo dogovorjeno. Digitalna situacija skozi čas zapisuje, kaj je bilo izvedeno, preverjeno in priznano.