Zakaj se aneksi pogosto sklepajo prepozno

Razlika med projektno odločitvijo in pogodbeno formalizacijo

Projekt ne more čakati na aneks.

Lahko pa aneks čaka na projekt.

Uvod

Med najpogostejšimi očitki pri velikih projektih najdemo vprašanje, zakaj je bil aneks podpisan šele po tem, ko so bila dela že izvedena. Na prvi pogled se zdi takšno vprašanje povsem logično. Če je pogodbo treba spremeniti, bi bilo smiselno pričakovati, da se sprememba najprej formalno uredi, šele nato pa izvede. V praksi velikih projektov pa stvari pogosto niso tako preproste. Projekt ne poteka v ritmu pravnih postopkov. Projekt poteka v ritmu dejanskih dogodkov na terenu. Prav zato je pomembno razumeti razliko med strokovno odločitvijo, naročilom spremembe, izvedbo spremembe in njeno kasnejšo pogodbeno formalizacijo.

To niso isti dogodki. Pogosto med njimi minejo tedni ali celo meseci.

Največja zmota: aneks kot začetek spremembe

V javnosti pogosto prevladuje predstava, da sprememba nastane šele takrat, ko je podpisan aneks. Takšno razumevanje je napačno. Aneks ni začetek spremembe. Aneks je praviloma konec precej daljšega procesa. Pred njim se običajno zgodi vrsta aktivnosti. Najprej se pojavi nova okoliščina ali nova zahteva. Sledi analiza vzrokov in posledic. Pripravi se tehnična rešitev. Ocenijo se terminski in finančni vplivi. Preveri se utemeljenost spremembe. Naročnik poda soglasje k spremembi. Izvajalec prejme naročilo za izvedbo. Šele na koncu tega procesa pride na vrsto pogodbena formalizacija. Aneks zato praviloma ne ustvarja spremembe. Aneks formalizira spremembo, o kateri je bilo odločeno že prej.

Projekt ne more čakati

Veliki projekti se izvajajo v realnem prostoru in času. Če se pri gradnji pokaže nepredvidena geološka okoliščina, se projekt ne more zaustaviti za več mesecev, dokler niso zaključeni vsi interni postopki. Če je treba zaradi varnosti izvesti dodatne ukrepe, projekt ne more čakati na naslednjo sejo uprave. Če soglasodajalec zahteva spremembo rešitve, je treba posledice obravnavati takrat, ko nastanejo. Projektno vodenje zato temelji na pravočasnem odločanju.

Pravočasna odločitev pa ne pomeni nujno tudi takojšnje pogodbeno formalizirane odločitve.

To sta dva različna procesa.

Nujna dela in dodatna naročila niso isto

Ena najpogostejših zmot pri razumevanju sprememb je prepričanje, da ima izvajalec pri vsaki spremembi možnost preprosto zavrniti izvedbo del, dokler ni podpisan aneks. V praksi to pogosto ne drži. Pri zahtevnih projektih se lahko pojavijo okoliščine, ki zahtevajo takojšnje ukrepanje. Gre lahko za vprašanja varnosti, stabilnosti objekta, zaščite že izvedenih del, nepredvidene geološke razmere ali druge okoliščine, ki jih je treba obvladati, če želimo preprečiti večjo škodo ali zastoj projekta. V takšnih primerih ne govorimo o klasičnem dodatnem naročilu. Gre za nujno spremembo oziroma nujna dela, ki jih mora projekt obvladati ne glede na to, ali je pogodbeni postopek že zaključen. Povsem drugačna situacija pa je, kadar naročnik želi dodatne funkcionalnosti, višji standard opreme, dodatne objekte ali širši obseg del, ki niso nujni za izvedbo osnovnega projekta.

Takrat govorimo o dodatnem naročilu. Pri dodatnem naročilu gre za nov obseg del, ki zahteva nov dogovor med pogodbenima strankama. Ta razlika je bistvena. Nujna sprememba je praviloma posledica okoliščin, ki jih projekt mora obvladati. Dodatno naročilo pa je praviloma posledica želje po dodatnem obsegu ali drugačni izvedbi projekta. Če obe situaciji obravnavamo enako, zelo hitro pridemo do napačnih zaključkov o tem, kako bi se moral projekt odzvati na nastalo situacijo.

Kaj je dejansko naročilo spremembe?

Pri dobro vodenih projektih sprememba ne nastane zaradi aneksa. Nastane zaradi odločitve.

Ko so znani razlogi za spremembo, njene posledice in predlagana rešitev, mora nekdo sprejeti odločitev, ali se sprememba izvede. Tu nastopi ključna vloga inženirja in naročnika. Inženir pripravi strokovno presojo tehničnih, terminskih in finančnih posledic. Naročnik poda soglasje k spremembi. S tem je sprejeta projektna odločitev. Za izvajalca je takšna potrjena sprememba dejansko naročilo za izvedbo del. Projekt lahko nadaljuje. Pogodbena formalizacija pa pogosto sledi kasneje.

Zakaj formalni postopki trajajo dlje

Eden od razlogov za zamik med odločitvijo in aneksom je sama kompleksnost postopkov.

Pred podpisom aneksa je pogosto treba preveriti pogodbeno podlago, oceniti finančne posledice, zagotoviti sredstva, pridobiti interna soglasja, izvesti pravne preglede in pripraviti obsežno dokumentacijo. Pri večjih organizacijah so v postopek vključeni različni oddelki, strokovne službe, uprava in v določenih primerih tudi nadzorni organi. Takšni postopki lahko trajajo bistveno dlje od časa, ki ga ima projekt na voljo za sprejem odločitve. Prav zato med projektno odločitvijo in podpisom aneksa pogosto nastane časovni zamik.

Ko birokracija dohiteva projekt

V prejšnjem članku smo opisali razliko med projektnim in korporativnim časom. Prav pri aneksih se ta razlika pogosto najbolj pokaže. Projekt potrebuje odločitev danes. Formalni postopek jo lahko obdela šele čez nekaj tednov ali mesecev. To ne pomeni, da je projekt deloval brez odločitev. Pogosto pomeni ravno nasprotno. Da je bila odločitev sprejeta pravočasno, formalni sistem pa jo je urejal bistveno dlje. Velik del javnih nesporazumov izhaja prav iz nerazumevanja te razlike.

Ali bi bilo bolje projekt ustaviti?

Vsakič, ko se pojavi očitek o pozno podpisanem aneksu, si velja zastaviti preprosto vprašanje.

Kaj bi se zgodilo, če bi projekt na podpis aneksa dejansko čakal?

Bi se gradnja ustavila?

Bi izvajalci zapustili gradbišče?

Bi nastale zamude?

Bi se povečali stroški?

Bi nastala nova tveganja?

V mnogih primerih je odgovor pritrdilen. Prav zato je bistvo projektnega vodenja v pravočasnem sprejemanju odločitev in ne v čakanju na zaključek vseh administrativnih postopkov.

Kje je meja?

To seveda ne pomeni, da formalna ureditev ni pomembna. Nasprotno!

Vsaka sprememba mora biti dokumentirana. Vsaka sprememba mora biti utemeljena. Vsaka sprememba mora biti sledljiva. Vsaka sprememba mora biti pravno urejena. Toda pomembno je razumeti vrstni red dogodkov. Najprej nastane okoliščina. Nato strokovna presoja. Nato odločitev. Nato naročilo izvedbe oziroma soglasje k spremembi. Nato izvedba. Pogodbena formalizacija pa lahko, zlasti pri zahtevnih projektih in večjih organizacijah, sledi kasneje. Ko ta vrstni red poenostavimo zgolj na datum podpisa aneksa, začnemo napačno razumeti delovanje projektov.

Kaj bi morala spremljati javnost

Vprašanje ne bi smelo biti zgolj: »Kdaj je bil podpisan aneks?«

Veliko pomembnejša vprašanja so:

Kdaj je bila sprememba ugotovljena?

Kdaj je bila analizirana?

Kdaj je bila sprejeta odločitev?

Kdo jo je potrdil?

Zakaj je bila potrebna?

Kako je bila dokumentirana?

Šele nato postane mogoče razumeti tudi čas podpisa aneksa.

Zaključek

Pri velikih projektih aneks pogosto ni začetek zgodbe. Je njen zaključek. Pred njim so običajno že izvedene analize, sprejete odločitve, potrjene spremembe in izvedena dela. To ne pomeni, da formalni postopki niso pomembni. Pomeni pa, da projektnega vodenja ni mogoče razumeti zgolj skozi datum podpisa aneksa. Projekt ne more čakati na aneks. Lahko pa aneks čaka na projekt. In prav sposobnost razlikovanja med projektno odločitvijo, nujno spremembo, dodatnim naročilom in kasnejšo pogodbeno formalizacijo je eden od temeljev razumevanja sodobnega projektnega vodenja.