Mit o projektu brez aneksov

Zakaj spremembe niso problem projekta. Problem nastane, ko sprememb ne obvladujemo.

Projekt brez sprememb ni nujno dobro voden projekt. Lahko je tudi projekt, v katerem sprememb nihče ne želi priznati, zato se skrivajo v rezervah, presežnih količinah ali drugih manj preglednih mehanizmih.

Uvod

V javnosti se pogosto pojavlja prepričanje, da je število aneksov najpomembnejše merilo uspešnosti projekta. Če projekt nima aneksov, naj bi bil dobro pripravljen in dobro voden. Če jih ima veliko, naj bi to dokazovalo napake, slabo načrtovanje ali celo nepravilnosti. Takšno razumevanje je preveč poenostavljeno. Pri zahtevnih gradbenih in infrastrukturnih projektih spremembe niso izjema, ampak normalen del projekta. Če smo v prejšnjih člankih ugotovili, da so veliki projekti bistveno bližje raziskovalni odpravi kot proizvodni liniji, potem je logično pričakovati, da se bodo med izvedbo pojavile nove informacije, nove okoliščine in nove zahteve. Pravo vprašanje zato ni, koliko je aneksov. Pravo vprašanje je, kako so bile spremembe prepoznane, analizirane, dokumentirane, potrjene in pogodbeno urejene.

Spremembe so normalen del projekta

Vsak zahteven projekt temelji na določeni stopnji predpostavk. Na začetku poznamo projektno dokumentacijo, raziskave, predvidene količine in ocenjene stroške. Ne poznamo pa vseh okoliščin, ki se bodo pokazale med izvedbo. Pri gradnji se lahko pokažejo drugačne geološke razmere. Soglasodajalci lahko zahtevajo dodatne ukrepe. Pojavijo se lahko nove varnostne zahteve ali tehnološke rešitve. Naročnik lahko ugotovi, da določene funkcionalnosti niso optimalne. Izvajalec lahko predlaga boljšo rešitev. Vse to so legitimni razlogi za spremembe. Sprememba sama po sebi ni problem. Problem nastane takrat, ko spremembe niso ustrezno obravnavane in vodene. Projekt brez sprememb je pri zahtevnih investicijah prej izjema kot pravilo.

Kaj sploh je sprememba?

Ena najpogostejših napak v javnih razpravah je enačenje spremembe z zahtevkom ali aneksom.

Sprememba ni zahtevek. Sprememba ni aneks. Sprememba ni popravek načrta. Sprememba ni nov BIM model. Vse to so posledice spremembe. Sprememba nastane v trenutku, ko se projekt ne izvaja več popolnoma enako, kot je bilo prvotno predvideno. Vzrok je lahko nova okoliščina, nova zahteva, nova tehnična rešitev, optimizacija ali nepredviden dogodek. Bistveno vprašanje zato ni, ali sprememba obstaja. Bistveno vprašanje je, kako se o njej odloča in kako se njene posledice obvladujejo.

Vse spremembe niso enake

V praksi obstaja več vrst sprememb. Nekatere pomenijo dodatna dela. Druge pomenijo manj dela. Pojavijo se lahko nepredvidena dela, optimizacije, spremembe zahtev naročnika, zahteve soglasodajalcev ali prilagoditve zaradi dejanskega stanja na terenu. Vsaka od teh sprememb ima drugačen razlog, drugačne posledice in pogosto tudi drugačen postopek obravnave. Prav zato je nevarno vse spremembe obravnavati enako. Za kakovost projektnega vodenja ni odločilno število sprememb, ampak njihova utemeljenost, preglednost in sledljivost.

Problem ni sprememba. Problem je odsotnost odločanja.

Veliko projektov ne zaide v težave zaradi sprememb. V težave zaidejo zaradi počasnega ali nejasnega odločanja o spremembah. Ko ni jasno:

• kdo je odgovoren,
• kdo sprejema odločitve,
• kdo nosi posledice,
• kako se spremembe evidentirajo,

postanejo tudi manjše spremembe velik problem. Sprememba brez odločitve povzroča negotovost. Sprememba z jasno odločitvijo postane normalen del projektnega vodenja. Ključna naloga projektnega vodenja zato ni preprečevanje sprememb, ampak zagotavljanje, da se o njih odloča pravočasno in na podlagi ustreznih informacij.

Transparentnost je pomembnejša od števila aneksov

Vprašanje, koliko aneksov ima projekt, je bistveno manj pomembno od vprašanja, ali so spremembe transparentne. Pri vsaki spremembi bi moralo biti mogoče ugotoviti:

• kaj se je spremenilo,
• zakaj se je spremenilo,
• kdo je spremembo predlagal,
• kdo jo je odobril,
• kakšne posledice je povzročila.

To je bistvo transparentnosti. Transparentnost ne pomeni, da sprememb ni. Transparentnost pomeni, da so spremembe razumljive, dokumentirane in sledljive. Če teh odgovorov ni mogoče pridobiti, projekt ni transparenten, ne glede na število aneksov.

Projektne rezerve niso goljufija

V javnosti se pogosto pojavlja prepričanje, da so projektne rezerve dokaz slabe priprave ali celo poskus skrivanja stroškov. V resnici imajo projektne rezerve povsem drugačen namen. Rezerva pomeni priznanje, da tveganja obstajajo. Projekt brez rezerv ne pomeni manj tveganj. Pomeni zgolj, da tveganja niso bila transparentno prikazana. Dober projekt tveganja prepozna, oceni in jih evidentira. Slab projekt se pretvarja, da tveganj ni. Projektne rezerve so zato predvsem orodje odgovornega upravljanja negotovosti.

Skrite rezerve so bistveno večji problem

Posebej problematično postane, ko se spremembe in tveganja ne prikazujejo transparentno.

Namesto tega se skrivajo v presežnih količinah, dodatnih rezervah znotraj posameznih postavk ali drugih obračunskih mehanizmih. Takšen pristop sicer lahko ustvari vtis, da projekt nima sprememb ali aneksov, v resnici pa zmanjšuje preglednost in otežuje kasnejši nadzor. Transparenten projekt ima jasno evidentirane spremembe, njihove razloge in njihove posledice.

Transparenten aneks je praviloma bistveno bolj pošten in strokovno korekten kot prikrivanje sprememb v drugih postavkah projekta.

Pri tem nastane še ena pomembna posledica. Javnost pogosto vidi samo anekse, ker so ti formalno vidni kot povečanje pogodbene vrednosti. Manj pa vidi projekte, kjer so bile velike rezerve že od začetka vključene v količine, postavke ali cene. Tak projekt je lahko na videz mirnejši, ker nima veliko aneksov, vendar to še ne pomeni, da je tudi bolj gospodaren. Včasih je lahko projekt z jasno evidentiranimi spremembami in aneksi celo ekonomsko preglednejši in ugodnejši od projekta, kjer so bila tveganja že vnaprej skrita v višji izhodiščni ceni. Kako takšne projekte sploh primerjati, pa je vprašanje, ki ga bomo podrobneje odprli v enem od naslednjih prispevkov.

Aneks ni dokaz napake

Beseda aneks je v javnem prostoru pogosto postala skoraj sinonim za problem.

V resnici aneks sam po sebi ne pove skoraj nič. Pove le, da je bilo treba pogodbo prilagoditi dejanskemu stanju projekta. Ne pove pa:

• ali je bila sprememba upravičena,
• ali je bila potrebna,
• ali je bila pravilno vodena,
• ali je bila ekonomsko smiselna.

Na ta vprašanja lahko odgovori samo analiza konkretne spremembe. Aneks je dokument.

O njegovi upravičenosti odloča razlog za spremembo, ne njegov obstoj.

Kaj bi morala spremljati javnost?

Če želimo projekte presojati objektivno, potem ne zadostuje spremljanje števila aneksov ali njihove vrednosti. Veliko pomembnejša vprašanja so:

• Ali so spremembe ustrezno dokumentirane?
• Ali so razlogi za spremembe jasni?
• Ali obstaja sledljivost odločitev?
• Ali so bile posledice ocenjene?
• Ali je bil postopek transparenten?

To so vprašanja, ki dejansko povedo nekaj o kakovosti projektnega vodenja. Število aneksov samo po sebi tega ne pove.

Zaključek

Pri velikih projektih sprememb ni mogoče odpraviti. Lahko pa jih pravočasno prepoznamo, strokovno ocenimo, transparentno evidentiramo in odgovorno potrdimo. Uspešnega projekta ne prepoznamo po tem, da ni imel sprememb. Prepoznamo ga po tem, da so bile spremembe razumljene, sledljive in transparentno obvladovane. Aneks ni dokaz napake. Pogosto je predvsem dokaz, da je bila sprememba formalno evidentirana in da se projekt ni pretvarjal, da sprememb ni bilo. V kompleksnih projektih največja nevarnost ni obstoj sprememb. Največja nevarnost je, da spremembe obstajajo, pa jih nihče ne želi transparentno prikazati in odgovorno obvladovati.