Kaj v resnici dela inženir

Projektno vodenje ni upravljanje zahtevkov. Projektno vodenje je upravljanje odločitev.

Večina ljudi vidi zahtevek. Malo kdo vidi odločitev, zaradi katere je zahtevek sploh nastal.

Uvod

Ko javnost razmišlja o gradbenem projektu, običajno vidi projektanta, izvajalca in naročnika. Projektant projektira. Izvajalec gradi. Naročnik plača. Nekje vmes pa se pojavlja še inženir, ki ga večina ljudi razume predvsem kot nadzornika gradbišča, podpisnika zapisnikov ali pregledovalca situacij. Tak pogled je zelo poenostavljen. Pri zahtevnih projektih izziv ni samo projektiranje in ni samo gradnja. Eden največjih izzivov je sprejemanje odločitev v pogojih nepopolnih informacij. Prav zato obstaja vloga inženirja. Če smo v prejšnjem članku ugotovili, da je kompleksen projekt bistveno bližje raziskovalni odpravi kot proizvodni liniji, potem je logično naslednje vprašanje: Kdo vodi takšno odpravo?

Veliki projekti so zaporedje odločitev

Večina ljudi projekt povezuje s pogodbo, terminskim planom, popisom del ali projektno dokumentacijo. V resnici pa je vsak večji projekt sestavljen iz tisoče odločitev. Nekatere so majhne in operativne. Druge bistveno vplivajo na stroške, rok izvedbe, funkcionalnost objekta, tveganja ali dolgoročne stroške vzdrževanja. Na koncu projekta ne dobimo rezultata začetnega načrta. Dobimo rezultat vseh odločitev, ki so bile sprejete med projektom. Projektno vodenje zato ni predvsem upravljanje dokumentov. Projektno vodenje je upravljanje odločitev.

Kaj ljudje običajno razumejo kot delo inženirja

Vidni del dela inženirja je relativno enostavno opaziti. Prisoten je na gradbišču in vodi koordinacije. Preverja situacije. Podpisuje zapisnike. Sodeluje pri pregledih. To je del njegovega dela. Ni pa njegovo bistvo. Prava naloga inženirja je povezovanje vseh deležnikov projekta in priprava strokovnih odločitev, ki omogočajo nadaljevanje projekta. Inženir mora razumeti:

• tehnične posledice odločitev,
• terminske posledice odločitev,
• finančne posledice odločitev,
• pogodbene posledice odločitev,
• vpliv na tveganja projekta.

To je razlog, da je njegova vloga bistveno širša od klasičnega nadzora.

Inženir ni le upravljalec zahtevkov

Ena najpogostejših zmot pri projektnem vodenju je prepričanje, da inženir predvsem upravlja zahtevke.

To ni res. Dober inženir upravlja spremembe. Še natančneje: dober inženir upravlja proces odločanja o spremembah. Razlika je bistvena. V mnogih projektih se vsa pozornost usmeri na zahtevke, anekse, obračune in pogodbeno dokumentacijo. Pri tem pa se pogosto izgubi bistveno vprašanje: Zakaj je do spremembe sploh prišlo? Če tega vprašanja ne znamo odgovoriti, potem ne obvladujemo sprememb. Obvladujemo zgolj posledice sprememb.

Kaj je sprememba?

Sprememba ni zahtevek. Sprememba ni aneks. Sprememba ni popravek načrta. Sprememba ni nov BIM model. Vse to so posledice spremembe. Sprememba nastane v trenutku, ko projekt ni več izveden tako, kot je bilo prvotno predvideno. Vzrok je lahko:

• nova tehnična okoliščina,
• geologija,
• zahteva soglasodajalca,
• sprememba projektne rešitve,
• sprememba funkcionalnih zahtev,
• optimizacija,
• nova varnostna zahteva,
• nepredvidena okoliščina.

Ključno vprašanje ni, ali sprememba obstaja. Ključno vprašanje je, kako se o njej odloča.

Kaj je pravo obvladovanje sprememb?

Pravo obvladovanje sprememb ni upravljanje dokumentov. Pravo obvladovanje sprememb pomeni, da je za vsako spremembo mogoče ugotoviti:

Kdo je pobudnik?

• naročnik,
• projektant,
• izvajalec,
• inženir,
• soglasodajalec,
• nepredvidena okoliščina.

Zakaj je sprememba potrebna?

• tehnični razlog,
• funkcionalni razlog,
• varnostni razlog,
• terminski razlog,
• ekonomski razlog,
• geološki razlog.

Kakšne posledice povzroča?

• tehnične,
• terminske,
• finančne,
• pogodbene,
• obratovalne.

Kdo je sprejel odločitev?

• kdaj,
• na podlagi katerih informacij,
• katere alternative so bile preverjene,
• zakaj je bila izbrana konkretna rešitev.

To je jedro projektnega vodenja. Ne sprememba sama. Odločitev o spremembi.

Inženir in naročnik nista konkurenta

V Sloveniji pogosto prihaja do napačnega razumevanja vlog med inženirjem in naročnikom.

Inženir ni tisti, ki odloča namesto naročnika. Po drugi strani pa tudi ni zgolj administrativni posrednik. Njegova naloga je bistveno zahtevnejša. Inženir mora biti nosilec strokovne presoje tehničnih, terminskih in finančnih posledic projektnih odločitev. Praktično vsaka pomembnejša sprememba ima:

• tehnične posledice,
• terminske posledice,
• finančne posledice.

Teh posledic ni mogoče obravnavati ločeno.

Zato mora inženir pripraviti celovito strokovno presojo spremembe in njene posledice jasno predstaviti naročniku. Naročnik pa mora imeti možnost odločanja, saj nosi investicijsko in finančno odgovornost za projekt. Dober sistem projektnega vodenja zato temelji na sodelovanju. Inženir pripravi strokovno podlago za odločitev. Naročnik poda soglasje k izvedbi spremembe. S tem prevzame investicijsko odgovornost za njene posledice.

Sprememba ni aneks

Pri dobro vodenih projektih sprememba ne nastane s podpisom aneksa. Sprememba nastane bistveno prej. Najprej se pojavi nova okoliščina. Sledi analiza in ocena posledic. Priprava strokovne odločitve. Potrditev spremembe s strani naročnika. Šele nato se začne njena izvedba.

Za izvajalca pomeni potrjena sprememba jasno naročilo za izvedbo del. Pogodbena in pravna formalizacija pa pogosto sledi kasneje skozi zahtevek, preverjanje zahtevka in sklenitev aneksa.

Prav zato je zmotno enačiti spremembo in aneks. Aneks praviloma ni začetek spremembe. Je formalna ureditev že sprejete in potrjene odločitve.

Zakaj BIM ni enako obvladovanje sprememb

V zadnjih letih se pogosto pojavlja prepričanje, da je problem sprememb rešen že s tem, ko se spremembe evidentirajo v BIM modelu ali projektni dokumentaciji. To ni dovolj. BIM zelo dobro prikazuje, kaj se je spremenilo. Ne pove pa nujno:

• zakaj se je spremenilo,
• kdo je spremembo predlagal,
• kdo jo je potrdil,
• kakšne terminske posledice ima,
• kakšne finančne posledice ima.

BIM prikazuje posledice odločitev. Projektno vodenje pa mora obvladovati proces odločanja.

Dober inženir preprečuje spore

Velika večina sporov ne nastane zaradi ene napačne odločitve. Nastane zaradi pomanjkljive sledljivosti odločitev. Ko ni jasno:

• kdo je odločil,
• zakaj je odločil,
• kakšne posledice so bile predvidene,
• kdo je spremembo potrdil,

se začnejo različne interpretacije. Naloga inženirja ni samo reševanje sporov. Njegova naloga je, da z jasnim postopkom odločanja prepreči, da bi do sporov sploh prišlo.

Zaključek

Ko se projekt zaključi, javnost običajno vidi:

• objekt,
• cesto,
• most,
• predor,
• poslovno stavbo.

Redko pa vidi tisoče odločitev, ki so bile potrebne, da je projekt prišel do cilja. Prav te odločitve predstavljajo bistvo projektnega vodenja. Temelj projektnega vodenja ni obvladovanje zahtevkov, dokumentov ali BIM modelov. Temelj projektnega vodenja je sledljivo in odgovorno upravljanje odločitev. In če je kompleksen projekt raziskovalna odprava, potem inženir ni opazovalec odprave. Je tisti, ki mora poskrbeti, da so odločitve razumljive, argumentirane, sledljive in sprejete pravočasno, da odprava sploh lahko doseže svoj cilj.