01 PROJEKT NI OBJEKT

Dober objekt še ni dokaz dobro vodenega projekta

Ko govorimo o uspešnosti gradbenega projekta, praviloma najprej pogledamo njegov rezultat – objekt.

Ali dobro deluje?
Ali je kakovostno zgrajen?
Ali ustreza svojemu namenu?
Ali je arhitekturno in tehnično uspešen?

Vsa ta vprašanja so pomembna. Toda z njimi ocenjujemo predvsem rezultat projekta.

Ne ocenjujemo pa nujno tudi procesa, v katerem je ta rezultat nastal: kako je bil projekt pripravljen, voden in izveden ter kako so se sprejemale odločitve.

Objekt in projekt sta tesno povezana, vendar nista ista stvar.

Objekt je tisto, kar zgradimo. Projekt je proces, v katerem objekt nastane.

Ta proces se začne mnogo pred začetkom gradnje. Vključuje opredelitev potreb, pripravo investicije, projektiranje, pridobivanje dovoljenj, razpis, izbiro izvajalcev, organizacijo izvedbe, sprejemanje odločitev, obvladovanje sprememb, spremljanje rokov in stroškov ter zaključek projekta.

Objekt je fizičen rezultat tega procesa.

Projekt pa je začasen, organiziran proces, ki povezuje ljudi, odgovornosti, pogodbe, informacije in odločitve, potrebne za njegovo uresničitev.

Kaj opisuje objekt in kaj opisuje projekt?

Objekt opisujejo predvsem:

• njegova lokacija in namembnost,
• arhitekturna in tehnična rešitev,
• konstrukcija,
• materiali in oprema,
• geometrija,
• kakovost izvedbe,
• funkcionalnost,
• življenjska doba.

Projekt pa opisujejo druga vprašanja:

• Zakaj objekt gradimo?
• Kdo je sprejel posamezne odločitve?
• Na katerih podatkih so odločitve temeljile?
• Kako je bil določen obseg del?
• Kolikšna je bila ciljna vrednost investicije?
• Kako je bil pripravljen in spremljan terminski plan?
• Katere spremembe so nastale in zakaj?
• Kakšne so bile njihove finančne in časovne posledice?
• Kako so bila obravnavana neskladja in zahtevki?
• Kdo je za posamezno odločitev odgovoren?
• Kaj smo se iz projekta naučili?

Načrti in BIM-model nam lahko zelo natančno pokažejo, kaj bomo zgradili oziroma kaj je bilo zgrajeno.

Ne povedo pa sami po sebi, zakaj je bila določena rešitev izbrana, katere druge možnosti so bile obravnavane, kakšne posledice je imela sprememba in kdo jo je potrdil.

To so informacije o projektu, ne samo o objektu.

Dober objekt lahko nastane tudi iz slabega projekta

V gradbeništvu se pogosto uporablja zelo preprosto merilo:

Objekt stoji in deluje, zato je bil projekt uspešen.

Takšen sklep je lahko napačen.

Dober objekt lahko nastane tudi po projektu, ki je bil:

• slabo pripravljen,
• organizacijsko nejasen,
• finančno nepregleden,
• brez realnega terminskega plana,
• obremenjen s konflikti,
• poln prepoznih odločitev,
• odvisen od izrednih naporov posameznikov,
• zaključen z velikimi zamudami in dolgotrajnimi spori.

Objekt lahko kljub temu na koncu izpolni svoj namen.

Toda uspeh objekta ne izbriše:

• nepotrebnih stroškov,
• zamujenih priložnosti,
• izgubljenega časa,
• konfliktov med udeleženci,
• izčrpanosti projektne ekipe,
• pravnih sporov,
• izgubljenega znanja.

Včasih objekt uspe prav zaradi posameznikov, ki z veliko izkušenj, improvizacije in osebnega angažiranja nadomestijo pomanjkljivosti sistema.

To ni dokaz, da sistema ne potrebujemo.

To je pogosto dokaz, da so dobri ljudje reševali projekt kljub slabemu sistemu.

Dobro voden projekt ni projekt brez sprememb

Velja tudi nasprotno.

Projekt, pri katerem so nastale spremembe, dodatna dela ali aneksi, ni nujno slabo voden.

Gradbeni projekti se izvajajo v pogojih nepopolnih informacij in negotovosti. Med projektiranjem in gradnjo se lahko spremenijo:

• potrebe naročnika,
• tehnične zahteve,
• pogoji soglasodajalcev,
• stanje obstoječega objekta,
• geološke in hidrološke razmere,
• dostopnost materialov,
• cene in dobavni roki,
• zakonodajne zahteve,
• tehnologija izvedbe.

Nekatere spremembe so posledica napak. Druge so posledica novih informacij, zunanjih okoliščin ali zavestnih odločitev naročnika.

Zato število sprememb ali aneksov samo po sebi ne pove dovolj o kakovosti projektnega vodenja.

Pomembnejša vprašanja so:

• Ali je bila sprememba pravočasno prepoznana?
• Ali je bil njen vzrok razumljen?
• Ali so bile preverjene različne možnosti?
• Ali so bile ocenjene finančne, terminske in tehnične posledice?
• Ali je odločitev sprejela pristojna oseba?
• Ali je bila odločitev dokumentirana?
• Ali je mogoče pozneje preveriti, zakaj je bila sprejeta?

Dobro voden projekt ne zagotavlja, da sprememb ne bo.

Zagotavlja pa, da spremembe ne ostanejo neopažene, neobravnavane ali brez jasne odgovornosti.

Dve različni vrsti uspeha

Pri gradbenih investicijah bi morali zato ločiti vsaj dve vrsti uspeha.

Najboljši rezultat je seveda projekt, ki doseže oboje:

• kakovosten objekt,
• kakovostno voden proces.

Toda teh dveh vidikov ne smemo avtomatično enačiti.

Če ju ne ločimo, bomo težko ugotovili, kaj je bilo pri preteklem projektu dobro, kaj slabo in kaj moramo pri naslednjem narediti drugače.

Projekt je predvsem proces odločanja

Na projektu vsak dan nastajajo odločitve.

Nekatere so velike in formalne:

• potrditev investicije,
• izbor projektne variante,
• izbor izvajalca,
• sprememba pogodbenega obsega,
• podaljšanje roka,
• sklenitev aneksa.

Veliko več pa je manjših strokovnih odločitev:

• potrditev materiala,
• sprememba detajla,
• razmejitev obsega del,
• potrditev količine,
• način sanacije neskladja,
• sprememba zaporedja izvedbe,
• uskladitev med različnimi izvajalci.

Posamezna odločitev se lahko zdi nepomembna. Njihov skupni učinek pa določa:

• kakovost objekta,
• končno vrednost,
• rok dokončanja,
• razmerja med udeleženci,
• uspešnost celotnega projekta.

Zato projektno vodenje ni predvsem izdelovanje poročil, organiziranje sestankov in zbiranje dokumentov.

Njegovo jedro je:

Projektna dokumentacija še ni projekt

Projekt pogosto enačimo tudi z njegovo dokumentacijo.

Rečemo:

• projekt je v mapi,
• projekt smo poslali,
• projekt je na portalu,
• projekt je v BIM-modelu.

Toda mapa, dokumentni sistem ali BIM-model vsebujejo le del informacij o projektu.

Dokumentacija lahko opisuje načrtovano rešitev, ne vsebuje pa nujno celotnega procesa, v katerem so bile sprejete ključne odločitve.

Projektnega spomina ne tvorijo samo končni dokumenti, ampak tudi povezave med:

• izhodiščem,
• vprašanjem,
• predlogom rešitve,
• strokovno presojo,
• odločitvijo,
• odgovorno osebo,
• finančno posledico,
• terminsko posledico,
• končno izvedbo.

Če teh povezav ni, imamo lahko veliko dokumentov in kljub temu zelo malo zanesljivih informacij o dejanskem stanju projekta.

Zakaj je ta razlika pomembna za digitalizacijo?

Če projekt razumemo samo kot objekt, bomo digitalizirali predvsem:

• načrte,
• modele,
• geometrijo,
• tehnične lastnosti,
• vizualizacije.

Če projekt razumemo kot proces odločanja, moramo digitalizirati tudi:

• popise,
• kalkulacije,
• terminske plane,
• situacije,
• spremembe,
• neskladja,
• zahtevke,
• negotovosti,
• odločitve,
• odgovornosti,
• revizijsko sled.

Prav zato digitalni model objekta še ni digitalni projekt.

Digitalizacija projekta se začne takrat, ko niso digitalizirani samo njegovi dokumenti, ampak tudi ključni procesi, podatki in odločitve.

To je hkrati izhodišče celotnega prvega sklopa Jesenske šole, katerega osrednja misel je, da je projekt predvsem proces odločanja.

MYTHBUSTERS

Ključne ugotovitve

• Objekt je fizični rezultat, projekt pa proces njegovega nastanka.
• Kakovosten objekt sam po sebi še ne dokazuje kakovostnega projektnega vodenja.
• Spremembe, zahtevne odločitve in aneksi niso avtomatično dokaz slabega projekta.
• Projektno vodenje temelji na kakovostnih informacijah, pravočasnih odločitvah in jasnih odgovornostih.
• Digitalni projekt ne vsebuje samo modela in dokumentov, ampak tudi podatke, procese in revizijsko sled odločitev.

Zaključna misel