14 DIGITALNI POPIS KOT TEMELJ PROJEKTA

Od projektne rešitve in razpisa do pogodbe, izvedbe, sprememb in končnega obračuna.

V prejšnjem članku smo pojasnili, zakaj digitalni dvojček projekta ne more temeljiti samo na dokumentih, ampak potrebuje strukturirane in povezane projektne podatke.

Digitalni popis je eden najpomembnejših takšnih podatkovnih sklopov. V povezavi s projektno in pogodbeno dokumentacijo strukturira dogovorjeni obseg, količine in vrednost projekta ter ustvarja osnovo za kalkulacijo, terminski plan, izvedbo, spremembe in obračun.

Osrednja teza

Popis del se pogosto razume predvsem kot dokument, ki ga potrebujemo za:

• pripravo razpisa,
• vpis ponudbenih cen,
• primerjavo ponudnikov.

Po izboru izvajalca naj bi svojo glavno nalogo že opravil.

V resnici je prav kakovosten digitalni popis eden redkih podatkovnih sklopov, ki lahko projekt spremlja od projektiranja do zaključnega obračuna.

Povezuje:

• projektno rešitev,
• pogodbeni obseg,
• količine,
• cene,
• terminski plan,
• izvedbo,
• situacije,
• spremembe,
• zahtevke,
• napoved končne vrednosti.

Zato digitalni popis ni samo seznam postavk. Je strukturiran model tega, kaj je treba izvesti, v kakšni količini, pod kakšnimi pogoji in v katerem delu projekta.

1. Popis je skupni jezik projekta

Na projektu imajo različni udeleženci različne poglede.

• Projektant razmišlja o tehnični rešitvi.
• Izvajalec o tehnologiji, virih in organizaciji izvedbe.
• Naročnik o vrednosti investicije.
• Inženir o pogodbenem obsegu, količinah in spremembah.
• Planer o aktivnostih, zaporedju in rokih.
• Kalkulant o materialu, delu, mehanizaciji in stroških.
• Računovodstvo o računih in plačilih.

Digitalni popis lahko te poglede poveže, ker opredeljuje osnovno vprašanje:

Kako je izvedbeni in obračunski obseg projekta strukturiran?

Vsaka postavka vsebuje najmanj:

• jasno oznako za uporabnika,
• stabilni podatkovni identifikator,
• opis dela,
• enoto mere,
• količino,
• mesto v hierarhiji projekta,
• po potrebi klasifikacijsko oznako oziroma vrsto del,
• po sklenitvi pogodbe tudi pogodbeno ceno.

Ko je popis pravilno strukturiran, postane stabilni identifikator postavke povezovalna točka med različnimi procesi projekta.

2. Od projektne rešitve do pogodbenega obsega

Projektna dokumentacija opisuje objekt z:

• načrti,
• tehničnimi poročili,
• shemami,
• detajli,
• modeli,
• specifikacijami.

Popis pa mora projektno rešitev strukturirati v izvedljiv in obračunljiv obseg del.

Ne opisuje samo, kateri element bo vgrajen, ampak tudi:

• katera dela so potrebna za njegovo izvedbo;
• kaj mora vključevati cena;
• katere količine se merijo;
• kako se deli odgovornost med izvajalce;
• kaj je vključeno v ponudbeni in pogodbeni obseg;
• kaj mora biti predmet poznejšega obračuna.

Popis pri tem ni edini dokument, ki določa pogodbeni obseg. Tega določajo pogodba in vsi njeni sestavni dokumenti. Popis pa je ena njegovih najpomembnejših strukturiranih, finančnih in obračunskih podlag.

Načrt opisuje rešitev. Popis jo prevede v jezik izvedbe, pogodbe in stroškov.

Zato slab popis ne povzroča samo težav pri razpisu. Njegove pomanjkljivosti se pozneje pojavijo kot:

• nejasen pogodbeni obseg,
• težko primerljive ponudbe,
• manjkajoča dela,
• dodatna dela,
• spori glede vključenosti posameznih obveznosti,
• zapleten obračun,
• slaba osnova za spremljanje stroškov.

3. En popis skozi celoten projekt

Projektiranje

Digitalni popis omogoča:

• strukturiranje obsega projekta;
• kontrolo popolnosti projektne rešitve;
• pripravo količin;
• oceno investicije;
• primerjavo variant;
• preverjanje skladnosti s proračunom.

Razpis

Postane podlaga za:

• razpisno dokumentacijo;
• enotno pripravo ponudb;
• primerjavo ponudnikov;
• analizo cen;
• preverjanje neobičajno nizkih ali neuravnoteženih ponudb.

Pogodba

Ponudbeni popis postane:

• pogodbeni predračun;
• ena ključnih strukturiranih podlag za opredelitev pogodbenega obsega;
• podlaga za merjenje in vrednotenje izvedenih del;
• referenčna osnova za obravnavo sprememb.

Izvedba

Med izvedbo povezuje:

• izvedene količine;
• terminske aktivnosti;
• načrtovano in dejansko napredovanje;
• spremembe;
• potrditve;
• situacije;
• finančno spremljanje.

Zaključek

Na koncu omogoča:

• zaključni obračun;
• primerjavo pogodbenih in dejanskih količin;
• analizo sprememb;
• analizo končne vrednosti;
• prenos podatkov v prihodnje projekte.

Osnovna veriga je zato:

1. projektna rešitev;
2. razpisni popis;
3. ponudbeni popis;
4. pogodbeni popis;
5. izvedene količine in situacije;
6. spremembe in zahtevki;
7. zaključni obračun;
8. podatki za naslednje projekte.

Težava nastane, kadar se na vsaki stopnji izdela nova preglednica brez zanesljive povezave s prejšnjo.

4. Kaj digitalni popis razlikuje od običajne preglednice

Excelova datoteka lahko vsebuje zelo kakovosten popis. Digitalni popis zato ni določen samo z obliko datoteke ali uporabljeno aplikacijo.

Razlika je v podatkovni logiki.

Digitalni popis mora zagotavljati najmanj:

• stabilne identifikatorje poglavij in postavk;
• jasno hierarhično strukturo;
• strukturirane opise, enote in količine;
• klasifikacijo oziroma opredelitev vrste del;
• različice in statuse;
• sledljivost sprememb;
• povezavo s pogodbenimi cenami;
• povezavo z izvedenimi količinami;
• povezavo s terminskim planom;
• možnost izmenjave podatkov brez ročnega prepisovanja;
• uporabo istega podatka v več procesih.

Če se postavke med razpisom, pogodbo, izvedbo in obračunom preštevilčijo, prepišejo ali združujejo brez jasne sledi, se izgubi ena največjih vrednosti digitalnega popisa: kontinuiteta podatka skozi projekt.

Problem torej ni preglednica sama.

Problem nastane, ko datoteka postane edini nosilec podatkov, povezave med njenimi različicami pa ostanejo odvisne od ljudi.

Kaj mora kakovostna postavka sporočati

Popisna postavka ne sme vsebovati samo kratkega naziva in količine. V ustrezni obliki mora omogočiti razumevanje:

• kaj se izvaja oziroma dobavlja;
• kje in v kakšnem kontekstu;
• iz katerih ključnih materialov ali komponent;
• s katerimi bistvenimi tehničnimi lastnostmi;
• katera spremljajoča dela so vključena;
• kako se količina meri;
• kakšna je enota mere;
• katere zahteve, načrti ali specifikacije veljajo;
• kam postavka sodi v strukturi projekta in vrste del.

To ne pomeni, da mora biti vsaka postavka neskončno dolga. Pomeni pa, da morajo biti njena vsebina, struktura in povezave dovolj jasne, da jih različni deležniki razumejo enako.

5. Popis kot povezava med obsegom, časom in stroški

Digitalni dvojček projekta mora povezati tri temeljna vprašanja:

• Kaj izvajamo?
• Kdaj izvajamo?
• Koliko bo stalo?

Popis je osnovni nosilec prvega in tretjega vprašanja, s povezavo na terminski plan pa tudi pomemben vhod v drugo.

Popis

Kaj izvajamo in v kakšni količini?

Kalkulacija

S katerimi viri, tehnologijo in stroški?

Terminski plan

Kdaj in v kakšnem zaporedju?

Situacija

Kaj je bilo dejansko izvedeno?

Povezava med popisom in terminskim planom ni nujno ena proti ena. Ena postavka se lahko izvaja skozi več aktivnosti, ena aktivnost pa lahko vključuje več postavk. Bistveno je, da so razmerja med postavkami, aktivnostmi, količinami in izvedbo jasno določena.

S tem postane popis pomembna povezava med:

• tehnično vsebino projekta,
• projektnim planom,
• pogodbeno vrednostjo,
• dejansko izvedbo.

Brez te povezave lahko obstajajo kakovosten popis, kakovosten terminski plan in kakovostna kalkulacija, vendar vsak v svojem informacijskem silosu.

6. Popis in kalkulacija nista ista stvar

To razlikovanje je pomembno.

Popis

Opredeljuje predvsem:

• predmet dela;
• enoto mere;
• količino;
• pogodbeni oziroma tehnični obseg;
• pozneje pogodbeno ceno.

Popis je praviloma skupni ali pogodbeni podatek projekta.

Kalkulacija

Pojasnjuje:

• kako bo delo izvedeno;
• kateri materiali bodo potrebni;
• koliko dela in mehanizacije je predvidene;
• kakšna produktivnost je načrtovana;
• kako se oblikuje cena;
• katere negotovosti, rezervacije in dodatki so upoštevani.

Kalkulacija izvajalca je lahko njegovo interno poslovno znanje.

Digitalni popis torej zagotavlja skupno strukturo projekta, različni izvajalci pa lahko iste postavke izvedejo z različnimi:

• tehnologijami;
• normativi;
• ekipami;
• dobavitelji;
• produktivnostmi;
• kalkulacijami.

Standardiziran popis omogoča primerljivost. Ne ukinja strokovne in poslovne konkurence.

7. Popis kot podlaga za spremembe

Ko se spremeni projektna rešitev, moramo vedeti:

• kaj se je spremenilo;
• katere pogodbene postavke so prizadete;
• katere količine se zmanjšajo ali povečajo;
• katera nova dela nastanejo;
• kakšen je finančni vpliv;
• kako sprememba vpliva na plan;
• kaj je bilo potrjeno;
• kaj je bilo pozneje obračunano.

Če digitalni popis uporablja stabilne oznake in jasno strukturo, lahko spremembo vodimo skozi naslednje povezane korake:

1. vzrok spremembe;
2. spremenjena projektna rešitev;
3. prizadete postavke popisa;
4. sprememba količin in vrednosti;
5. vpliv na terminski plan;
6. odločitev in pogodbena ureditev;
7. obračun v situaciji.

Pogodbeni popis mora ostati ohranjeno referenčno izhodišče. Projekt pa mora ob njem voditi povezan sloj predlaganih, potrjenih in pogodbeno urejenih sprememb.

Brez takšne povezave se spremembe pogosto vodijo v ločenih preglednicah. Projekt ima nato več nepovezanih pogledov na obseg in vrednost, spremembe pa ni mogoče zanesljivo slediti od vzroka do obračuna.

Če se popis po razpisu spremeni v mrtvo pogodbeno prilogo, projekt izgubi eno najpomembnejših podatkovnih povezav. Če pa ostane ohranjena in povezana referenčna struktura, na katero se sledljivo navezujejo izvedba, spremembe in obračun, postane osnova za spremljanje celotnega projekta.

8. Digitalna situacija je nadaljevanje digitalnega popisa

Digitalna situacija ni nova nepovezana tabela. Je časovni zapis realizacije pogodbenega popisa.

Vsaka obračunana količina mora biti povezana z:

• izvorno pogodbeno postavko;
• pogodbeno ceno;
• predhodno in tekočo količino;
• dokazili;
• obdobjem izvedbe;
• morebitno spremembo;
• statusom potrditve.

Če se pogodbeni popis ob začetku obračuna ponovno prepiše v novo datoteko ali drugo strukturo, se že na začetku izgublja podatkovna kontinuiteta projekta.

9. Popis kot vir projektnega znanja

Če se podatki o popisu ohranijo skozi celoten projekt, lahko po zaključku analiziramo:

• pri katerih vrstah del so bila največja količinska odstopanja;
• katere postavke so povzročile največ sprememb;
• kateri opisi so bili nejasni;
• katere količine so bile napačno ocenjene;
• pri katerih delih so ponudbene cene najbolj odstopale;
• katere postavke so povzročale spore;
• kakšna je bila dejanska vrednost primerljivih del;
• kako izboljšati prihodnje popise in investicijske ocene.

Tako zaključen projekt ne ustvari samo končnega obračuna. Ustvari tudi podatkovno podlago za:

• boljše investicijske ocene;
• boljše razpisne popise;
• referenčne cene;
• primerjavo projektov;
• razvoj klasifikacij in normativov;
• AI-podprto pripravo in recenzijo prihodnjih popisov.

Digitalni popis je zato pomemben tudi za širši cilj Jesenske šole: standardizirane podatke, interoperabilnost in organizacijsko učenje. Med ključnimi gradniki digitalnega projekta so digitalni popis, kalkulacija, terminski plan in situacija izrecno postavljeni v jedro digitalnega dvojčka projekta.

10. Kaj digitalni popis ni

Digitalni popis ni:

• nadomestilo za kakovostno projektno dokumentacijo;
• samodejno dokaz popolnosti projektne rešitve;
• kalkulacija izvajalca;
• terminski plan;
• BIM-model;
• celoten digitalni dvojček projekta.

Je pa pomemben povezovalni sloj med njimi.

BIM lahko zagotovi geometrijo in del količin. Projektna dokumentacija zagotovi tehnično rešitev. Kalkulacija določi vire in stroške. Plan določi časovno izvedbo.

Popis pa vse to prevede v strukturiran, pogodbeno in obračunsko uporaben obseg del.

Podrobnejše vprašanje, zakaj BIM brez semantike, tehnologije izvedbe in strokovne recenzije sam ne more ustvariti kakovostnega popisa, bo obravnavano v članku 19.

11. Dober popis povečuje produktivnost celotne izvedbene verige

Popis kot skupni jezik izvedbene vertikale

Gradbenega projekta ne izvaja samo en izvajalec. Pogodbeni in izvedbeni obseg se skozi projekt deli med:

• glavnega izvajalca,
• partnerje v skupnem nastopu,
• soizvajalce,
• podizvajalce,
• specializirane izvajalce,
• proizvajalce,
• dobavitelje materialov in opreme.

Vsi ti deležniki praviloma nimajo dostopa do celotne projektne dokumentacije. Pogosto prejmejo samo:

• izbran sklop popisa,
• nekaj načrtov,
• tehnične zahteve,
• sheme ali detajle,
• povpraševanje za določene materiale oziroma dela.

Zanje postane prav popis eden glavnih nosilcev projektnega konteksta.

Če je postavka nejasna, pomanjkljiva ali vsebinsko dvoumna, jo mora vsak naslednji člen verige ponovno razlagati. Posledice so:

• različna razumevanja obsega,
• neprimerljive ponudbe,
• napačne predpostavke,
• podvajanje ali izpuščanje del,
• dodatna pojasnila in dopolnitve,
• težave pri naročanju in obračunu,
• poznejši spori glede tega, kaj je bilo vključeno v ceno.

Čim manj projektnega konteksta prejme posamezen deležnik, tem pomembnejša postane kakovost semantike popisne postavke.

Interoperabilnost skozi celotno verigo

Danes se isti obseg pogosto večkrat prepisuje:

1. projektantski popis;
2. ponudbeni popis glavnega izvajalca;
3. povpraševanje podizvajalcem;
4. ponudbe dobaviteljev;
5. podizvajalske pogodbe;
6. naročila;
7. dobavnice in računi;
8. situacije in obračun.

Na vsaki stopnji lahko nastanejo:

• nove oznake,
• drugačna struktura,
• spremenjeni opisi,
• združevanje ali razdruževanje postavk,
• izguba povezave z izvornim pogodbenim obsegom.

Pravi digitalni popis mora zato omogočiti, da ista vsebinska identiteta dela ali proizvoda potuje skozi celotno verigo.

Ni nujno, da vsi uporabljajo enako interno strukturo. Pomembno pa je, da lahko podatke med seboj zanesljivo preslikajo.

Interoperabilnost ne pomeni, da vsi uporabljajo isti program. Pomeni, da vsi razumejo, izmenjujejo in povezujejo isti obseg brez ponovnega ročnega tolmačenja.

Semantika kot pogoj za AI

Prav na področju popisov lahko AI ustvari zelo veliko dodano vrednost.

Na podlagi ustrezno strukturiranih in semantično jasnih postavk lahko pomaga pri:

• razvrščanju postavk po vrstah del,
• prepoznavanju tehnologije izvedbe,
• izločanju ključnih materialov in opreme,
• povezovanju z možnimi proizvodi in dobavitelji,
• pripravi osnutka kalkulacije,
• predlaganju potrebnih virov in normativov,
• povezovanju postavk s terminskimi aktivnostmi,
• primerjavi ponudb podizvajalcev in dobaviteljev,
• odkrivanju manjkajočih ali podvojenih del,
• preverjanju neobičajnih cen in količin,
• iskanju primerljivih postavk iz preteklih projektov.

Toda AI lahko kakovostno analizira samo tisto, kar je dovolj jasno opisano.

Če je postavka:

• preveč splošna,
• terminološko nedosledna,
• brez ključnih tehničnih lastnosti,
• brez pravilnega konteksta,
• napačno klasificirana,
• sestavljena iz več nepovezanih vsebin,

bo tudi rezultat AI manj zanesljiv.

AI lahko pomaga razložiti popis. Ne more pa zanesljivo nadomestiti manjkajoče semantike projektne rešitve.

Načrte vidi omejen krog udeležencev. Del popisa pa potuje skozi skoraj celotno gradbeno verigo. Zato mora biti njegov jezik jasen, strukturiran in strojno razumljiv.

MYTHBUSTERS

Ključne ugotovitve članka

1. Popis ni samo razpisni dokument. Je podatkovna osnova projekta od projektiranja do zaključnega obračuna.
2. Načrti opisujejo projektno rešitev, popis pa jo pretvori v izvedljiv, ponudben, pogodben in obračunljiv obseg.
3. Digitalni popis mora ohranjati stabilne identifikatorje, strukturo, referenčno izhodišče in revizijsko sled skozi vse faze projekta.
4. Popis je ključna povezava med obsegom, stroški, terminskim planom, izvedbo in spremembami.
5. Popis in kalkulacija nista isto. Popis zagotavlja skupni pogodbeni jezik, kalkulacija pa opisuje tehnologijo, vire in oblikovanje cene.
6. Digitalna situacija mora biti nadaljevanje pogodbenega popisa, ne nova nepovezana evidenca.
7. Kakovost popisa vpliva na celotno izvedbeno in dobaviteljsko verigo. Jasna semantika omogoča boljšo interoperabilnost in zanesljivejšo podporo AI.
8. Podatki zaključenega popisa in obračuna morajo postati znanje za prihodnje projekte.

Zaključna misel

Popis je finančni in tehnični DNK projekta.

Načrti povedo, kaj želimo zgraditi. Digitalni popis omogoči, da to razpišemo, pogodimo, izvedemo, spremljamo in obračunamo.